Politique de protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal – Version juillet 2024

Contexte

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal est un organisme à but non lucratif qui a pour mission:

1. a) d’établir, maintenir et gérer un Club de tennis de table Prestige et promouvoir auprès des membres et des non membres de la communauté montréalaise un intérêt dans les activités de tennis de table et les activités reliées;
2. b) de promouvoir le plaisir du tennis de table et aider les joueurs à atteindre l’excellence à tous les niveaux (provincial, national, international) 
3. c) de promouvoir les sports en général mais plus particulièrement la tennis de table et organiser des entraînements et des compétitions de toute nature;
4. d) de faire toutes autres choses qui sont relatives ou qui contribuent à la réalisation des objectifs ci-dessus mentionnés ou de l’un d’entre eux.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont le Club de tennis de table Prestige de Montréal les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont le Club de tennis de table Prestige de Montréal traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par le Club de tennis de table Prestige de Montréal par un moyen technologique.

 

Application et définitions

Cette politique s’applique au Club de tennis de table de Montréal, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, fournisseurs et partenaires ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte du Club de tennis de table Prestige de Montréal . Elle s’applique également à l’égard du site internet de Club de tennis de table Prestige de Montréal, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Club de tennis de table Prestige de Montréal .

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres, ses fournisseurs, partenaires ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autres).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc. Ces renseignements peuvent être virtuels, papier ou sonores.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

 

Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que le Club de tennis de table Prestige de Montréal pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

De façon générale, le Club de tennis de table Prestige de Montréal collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails (collectes de données). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

Dans tous les cas, le Club de tennis de table Prestige de Montréal ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Collecte auprès des mineurs

Lors de la collecte de renseignements personnels d’un enfant, celle-ci est toujours faite auprès du parent ou du tuteur légal.

Dans le cas des bénévoles en bas de 14 ans, ils devront fournir un formulaire de consentement signé par un parent ou un tuteur légal pour autoriser l’utilisation des renseignements personnels.

Collecte auprès de tiers. 

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, le Club de tennis de table Prestige de Montréal demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés au Club de tennis de table Prestige de Montréal .

Dans certaines situations, le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à : (voir annexe 2 pour une liste plus complète)

Amilia. Amilia (https://www.amilia.com/fr/ ) dispose de ses propres conditions (https://www.amilia.com/fr/legal/utilisateur) et de sa propre politique de confidentialité (https://www.amilia.com/fr/legal/confidentialite), qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec le Club de tennis de table Prestige de Montréal . Lorsque requis, le Club de tennis de table Prestige de Montréal recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation :

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que le Club de tennis de table Prestige de Montréal veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité.

 Le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Le Club de tennis de table Prestige de Montréal demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

 

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, le Club de tennis de table Prestige de Montréal obtient le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, le Club de tennis de table Prestige de Montréal devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

le Club de tennis de table Prestige de Montréal peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants du Club de tennis de table Prestige de Montréal désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, le Club de tennis de table Prestige de Montréal pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par le Club de tennis de table Prestige de Montréal soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque le Club de tennis de table Prestige de Montréal a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque le Club de tennis de table Prestige de Montréal fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

 

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

• Utilisation de témoins de connexion

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites internet contrôlés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal utilisent des témoins de connexion notamment :

Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.

À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.

Les sites internet contrôlés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal utilisent les types de témoins suivants :

Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.

Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de Club de tennis de table Prestige de Montréal .

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

 

• Utilisation de Google Analytics

Tous les sites du Club de tennis de table Prestige de Montréal (https://clubprestige.ca/) utilisent Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet de Club de tennis de table Prestige de Montréal. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par le Club de tennis de table Prestige de Montréal à des tiers.

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

 

• Autres moyens technologiques utilisés

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par le Club de tennis de table Prestige de Montréal (par exemple, son formulaire de contact et son formulaire d’essai-gratuits), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Google Forms).

Si le Club de tennis de table Prestige de Montréal recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

 

Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, le Club de tennis de table Prestige de Montréal ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le Club de tennis de table Prestige de Montréal s’assurera :

1. de les détruire; ou
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par le Club de tennis de table Prestige de Montréal concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

 

Responsabilités du Club de tennis de table Prestige de Montréal 

De manière générale, le Club de tennis de table Prestige de Montréal est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient.

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal est Laurent Colantonia à  info@clubprestige.ca. Il ou Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le ou la responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette responsable, le président du Club de tennis de table Prestige de Montréal assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel du Club de tennis de table Prestige de Montréal ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés du Club de tennis de table Prestige de Montréal tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique du Club de tennis de table Prestige de Montréal à cet égard, le cas échéant.

 

Sécurité des données

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

 

Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Club de tennis de table Prestige de Montréal, à info@clubprestige.ca.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le Club de tennis de table Prestige de Montréal et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit indexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le ou la responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander au Club de tennis de table Prestige de Montréal quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes au Club de tennis de table Prestige de Montréal qui y ont accès et leur durée de conservation.

 

Processus de traitement des plaintes 

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Club de tennis de table Prestige de Montréal , doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Club de tennis de table Prestige de Montréal, à info@clubprestige.ca..

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par le Club de tennis de table Prestige de Montréal . Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le ou la responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

 

Traitement

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le ou la responsable de la protection des renseignements personnels du Club de tennis de table Prestige de Montréal pour pouvoir la traiter, ce dernier ou cette dernière doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par le Club de tennis de table Prestige de Montréal est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, le Club de tennis de table Prestige de Montréal invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Club de tennis de table Prestige de Montréal .

 

Approbation

La présente politique est approuvée par le ou la  responsable de la protection des renseignements personnels de Club de tennis de table Prestige de Montréal, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

 

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Laurent Colantonia

1000 Avenue Émile-Journault

Montréal (Québec) H2M 2E7

info@clubprestige.ca

 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le ou la responsable par courriel.

 

Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet de Club de tennis de table Prestige de Montréal , ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par Club de tennis de table Prestige de Montréal , auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Le Club de tennis de table Prestige de Montréal doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

 

Tableau des versions et des changements :

Première version

En vigueur le 4 juillet 2024

 

Annexe A 

Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que le Club de tennis de table Prestige de Montréal pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.

Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal sont des renseignements des clients, d’employés, de candidats pour un emploi, de consultants et de bénévoles. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, le Club de tennis de table Prestige de Montréal recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).

 

Relation	Type de renseignement personnel	Fin de la collecte / utilisations	Manière de recueillir les renseignements (moyens)
	L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires :	Utilisés pour :	Peuvent être recueillis :
Clients	Nom Numéro de téléphone et cellulaire Courriel Renseignements bancaires partiels via Amilia*** (lorsque nécessaire) Code postal Adresse Photo (facultatif) État de santé (facultatif) Sexe (facultatif) Age (facultatif) Numéro d’assurance maladie (carte soleil)  (facultatif) Contact d’urgence (facultatif)	Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) Inscrire les clients à des événements organisés par le Club de tennis de table Prestige de Montréal et toutes ses sous-entités Assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes Prouver l’identité du propriétaire de celui qui reçoit les services. Permet de fournir un programme personnalisé aux clients.	Au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé Club de tennis de table Prestige de Montréal , de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires. Par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint)  Auprès de tiers (p. ex. Amilia, Constant Contact (courriel), Ville de Montréal  – Voir annexe 2)
Candidats à l’emploi et employés	Nom Numéro de téléphone Courriel Numéro d’assurance sociale Date de naissance Adresse No PNCE	La gestion des communications avec le candidat ou l’employé Assurer le fonctionnement du système de paie Validation des antécédents judiciaire Validation des formations d’entraîneur	Par courriel Par téléphone Auprès de services consultatifs en ressources humaines (Indeed) Auprès de tiers (p. ex. employeur D – Voir annexe 2)
Fournisseurs de services et consultants	Nom Numéro de téléphone Courriel Renseignements bancaires Numéro d’assurance social (pour les travailleurs autonomes)	La gestion des mandats Le paiement des factures, Pour produire un T4A (travailleurs autonomes)	Par courriel Par téléphone Auprès de tiers (p. ex. FTTQ, Quickbooks – Voir annexe 2),
Bénévoles et membres du conseil d’administration	Nom Numéro de téléphone et de cellulaire Adresse personnelle Courriel Copie de cartes d’identités	Validation des antécédents judiciaire Enregistrement aux registre des entreprises du Québec	Par courriel Par téléphone En personne

 

Annexe 2:

Liste partiel des organismes avec lesquels le club de tennis de table Prestige partage des renseignements personnels.

Employeur D (mouvement Desjardins) dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité (https://www.desjardins.com/confidentialite/index.jsp)

 

Quickbooks dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité https://www.intuit.com/privacy/statement/fr-ca/

 

FTTQ

La Fédération de tennis de table du Québec n’a pas encore rendu publique sa politique de protection des renseignements personnels.

 

Amilia

• Information fournis à la FTTQ pour l’affiliation et les assurances et à la Ville de Montréal (DGIS) pour des statistiques

• Ses propres conditions (https://www.amilia.com/fr/ ) 
• Sa propre politique de confidentialité (https://www.amilia.com/fr/legal/utilisateur) 
• Possible de consulter pour plus d’informations (https://www.amilia.com/fr/legal/confidentialite)

 

Ville de Montréal (DGIS)

• Possède sa propre politique de confidentialité (https://montreal.ca/sujets/politique-de-confidentialite)

Constant Contact

Ces informations (courriel, nom, prénom) sont utilisées pour envoyer des informations par courriel aux membres du club.

• Explique comment Constant Contact utilise les données de ses clients (https://www.constantcontact.com/legal/customer-contact-data-notice)

• Sa propre politique de confidentialité (https://www.constantcontact.com/legal/privacy-notice)

• Possible de consulter pour plus d’informations (https://www.constantcontact.com/legal/privacy-center)